BI EN LA PRÁCTICA

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Artículos BI en la Práctica

VI. Visión Complementaria en BI: Operational BI

• Introducción


• Toma de decisiones de acuerdo al usuario.


• Elementos Operational BI.


• Referencias


• Zona de Comenetarios

Introducción

En el artículo anterior se hizo mención del Operational BI, donde se habló de que existen hoy en día tres maneras o tres tipos de decisiones en un ambiente de negocios: decisiones estratégicas, decisiones tácticas y decisiones operativas, y precisamente de éstas últimas son de las que nos ocuparemos en este artículo.

Toma de decisiones de acuerdo al usuario.

Para muchas organizaciones, los sistemas de BI permiten a sus usuarios realizar reportes y análisis de los datos del negocio de tal manera que la organización reduce sus costos e incrementa sus ganancias. Los analistas revisan lo que ha sucedido en el pasado para entender lo que sucede en la actualidad y así tomar mejores medidas en el futuro.

Por ejemplo, un sistema de estas características permitirá informar a los gerentes de una empresa como vender sus productos cada hora. Esta información combinada con los modelos de predicción, guían a los gerentes para saber sobre que productos se pueden aplicar descuentos en la siguiente semana. Dentro de un centro atención de llamadas (call center), las estrategias y herramientas de BI encauzarán la información a través de aplicaciones de análisis para que los agentes del mismo puedan tratar a los diferentes clientes de acuerdo a sus características.

Actualmente las empresas están más preocupadas por este tipo de situaciones, ya que el clima competitivo forza a las organizaciones a reaccionar más rápido a los cambios en las condiciones del mercado, lo que obliga a los sistemas de BI a optimizar la entrega de la información crítica ya sea diaria e incluso intra-día, acercándose al tiempo real. Es precisamente este conjunto de acciones las que han recibido el nombre de BI Operacional y tienen como objetivo el hacer que las decisiones de negocio sean tomadas oportunamente, razón por la cual existe una estrecha relación entre BI Operacional y Right-time BI.

Right-time BI es todo aquello que tiene que ver con la entrega de la información correcta, en el formato adecuado a las personas indicadas en el momento preciso para la toma de decisiones. Permite optimizar los tiempos entre la ocurrencia de un evento de negocio y cuando las acciones correctas son tomadas.

La meta del BI Operacional es la de eliminar la separación ente las aplicaciones analíticas y las aplicaciones operativas, creando un proceso cíclico. Idealmente, esto proporcionará los beneficios de BI a la mayoría de las personas dentro de una organización para que puedan tener las ventajas de usar esta herramienta.

Elementos Operational BI.

El BI Operacional puede ampliar las aproximaciones tradicionales de la entrega de la información y alinear las estrategias de los procesos de negocio y de las decisiones tomadas por individuos y grupos a lo largo del día.

• Permite construir una central de información para tener acceso en tiempo real y proveer reportes y análisis.
• Impulsa las capacidades de administración para definir y entender las estrategias, metas y métricas de la organización.
• Ayuda a entender los procesos diarios definidos y administrados por los sistemas de ERP y BPM.

Para que un sistema de BI Operacional sea efectivo debe ser agregado a los procedimientos y procesos operativos actuales en el momento preciso para impactar los procesos de toma de decisiones del personal operativo, por lo que a continuación se presentan dos sugerencias para aquellos que desean aplicar este sistema:

1. Inicio a pequeña escala: empezar poco a poco, examinando procesos operativos bien documentados en los que pueda ser inyectado un poco de BI. Un proceso candidato es aquel que tiene una buena cantidad de decisiones cuyo proceso de resolución se encuentra bien estructurado. Así mismo, puede ser un proceso que es ineficiente o requiere demasiadas intervenciones manuales antes de avanzar al siguiente paso. Buscar ganancias de productividad que puedan obtenerse mediante BI.

Debe tenerse conocimiento y colaboración sobre el flujo del proceso porque se estará impactando a los procedimientos de operación estándar. Tal vez tengan que ser reescritos, el personal tal vez tenga que ser capacitado nuevamente, y las interfaces entre aplicaciones creadas nuevamente, por lo cual no se debe iniciar con grandes cambios, sino simplemente hacer los procesos más óptimos.

2. Estimación: realizar una valoración honesta del Data Warehouse y de las capacidades de entrega del sistema de BI, sobre las aplicaciones y tecnologías con las que se cuenta, que tan adaptables son para la Operational BI, que tan madura es la arquitectura del DW y BI, las características, experiencia y habilidad del personal. Todo este análisis es con el fin de determinar si existen debilidades, para primero solucionar estas antes de pasar a otro nivel, pues sólo implicarían mayores riesgos y el exacerbamiento del mismo.

Como punto final sabemos que tanto las aproximaciones tácticas como estratégicas de BI están bien asentadas en las organizaciones, por lo que la principal área de crecimiento dentro de BI en los siguientes años será en el contexto operativo. Este tipo de BI promete beneficios significativos y extenderse a una gran audiencia, por tal motivo será necesario asegurarse de tomar las mejores decisiones hoy, para poder respaldar la siguiente generación en BI.

Referencias

• http://www.informationbuilders.com/solutions/operational_bi.html
• http://searchdatamanagement.techtarget.com/news/article/0,289142,sid91_gci1286218,00.html
• http://www.tdwi.org/Publications/WhatWorks/display.aspx?id=7976
• http://www.b-eye-network.com/view/6281
• http://www.edmblog.com/weblog/2005/10/operational_bus.html
• http://www.information-management.com/issues/20050501/1026064-1.html
• http://www.tdwi.org/Publications/WhatWorks/display.aspx?id=7728
• http://www.b-eye-network.com/blogs/imhoff/archives/2008/05/first_steps_in.php#more
• http://www.edmblog.com/weblog/2005/10/operational_bus.html

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